🏠 Что такое MyCRM

MyCRM — это удобная CRM-система для малого и среднего бизнеса, которая полностью работает в Telegram. Не нужно устанавливать дополнительные программы — просто откройте бота и начните работу.

🚀 Регистрация через Telegram

Для начала работы с MyCRM нужен Telegram-аккаунт. Весь процесс занимает менее 2 минут.

1. 1
   Откройте Telegram и найдите бота @mycrmtop_bot
2. 2
   Нажмите кнопку Старт / Start
3. 3
   Выберите язык интерфейса (украинский, русский или английский)
4. 4
   Нажмите «Создать новую CRM»
5. 5
   Введите название вашей компании и отправьте сообщение
6. 6
   Бот отправит подтверждение с кнопкой «Открыть CRM» — нажмите её!

🔑 Первый вход и веб-версия🔗

CRM открывается двумя способами:

Способ 1: Через Telegram (рекомендуется)

Нажмите кнопку «Открыть CRM» в боте — Mini App откроется прямо в Telegram. Авторизация происходит автоматически.

Способ 2: Через браузер

1. 1
   Перейдите на mycrm.top/app
2. 2
   Нажмите «Открыть @mycrmtop_bot» или перейдите к боту вручную
3. 3
   Отправьте команду /weblogin боту
4. 4
   Бот отправит 6-значный код — введите его в форму на сайте
5. 5
   Нажмите «Войти»

📱 Обзор интерфейса🔗

После входа открывается Главная страница с вашими задачами. Навигация находится внизу экрана:

1

2

Главная страница

1. Вкладки «Главная» и «Чаты»
2. Нижняя панель навигации

Раздел «Ещё» — все настройки

🏢 Несколько тенантов для одного Telegram-аккаунта

Один Telegram-аккаунт может иметь несколько тенантов в MyCRM. Удобно, если работаете в нескольких компаниях или хотите отдельное пространство для тестов или личных продаж.

• Основной тенант — тот, где вы зарегистрировались первым или куда вас пригласили. Открывается через @mycrmtop_bot.
• Дополнительный тенант — создаёте сами, привязывая к своему Telegram-боту из @BotFather. Открывается через этого бота.
• Правило: один Telegram-бот = ровно один тенант. Переключение = открыть нужного бота в Telegram.
• Управление — @mycrmtop_bot → Ещё → Мои тенанты.

➕ Создать дополнительный тенант

Шаг 1 — создайте бота в BotFather:

1. Откройте @BotFather.
2. Отправьте /newbot.
3. Введите отображаемое имя (например, "Acme Sales").
4. Введите username (должен оканчиваться на bot).
5. BotFather пришлёт HTTP API токен вида 123456789:AAABBBCCC.... Скопируйте.

Шаг 2 — создайте тенант в MyCRM:

1. Откройте @mycrmtop_bot → Ещё → Мои тенанты → "Создать дополнительный тенант".
2. Заполните форму: название компании, таймзона, язык, токен.
3. Нажмите "Создать тенант". MyCRM проверит токен и настроит бота автоматически.
4. Получите ссылку на своего бота. Откройте его — Mini App запустится в новом тенанте.

💡 Ваш токен хранится в зашифрованном виде. В ответах API токен никогда не возвращается.

⚠️ Риски и правила эксплуатации своего бота

Бот принадлежит вашему Telegram-аккаунту — вы отвечаете за его состояние. Чего нельзя делать:

• Не удаляйте бота в BotFather. Webhook перестанет работать. Данные в MyCRM сохранятся, но доступ через этого бота потерян.
• Не регенерируйте токен в BotFather сами. Используйте "Обновить токен" в MyCRM.
• Не меняйте Menu Button или webhook вручную. Автомониторинг восстановит за 10 мин, но в это время бот не работает.
• Не делитесь токеном. Токен = полный контроль над ботом.
• Следите за статусом в "Мои тенанты". ✅ — ок, ⚠️ или 🔴 — нажмите "Обновить токен".

🔐 MyCRM каждые 10 мин проверяет бота (getMe + getWebhookInfo). Webhook drift самовосстанавливается.

🛠️ Если что-то случилось с ботом

Данные тенанта хранятся у нас и НЕ зависят от состояния бота. Даже если бот уничтожен — все контакты, лиды, сообщения, настройки в безопасности.

1. Регенерировал токен в BotFather

1. @mycrmtop_bot → Ещё → Мои тенанты.
2. "Обновить токен" возле проблемного тенанта.
3. Вставьте новый токен — webhook переустановится автоматически.

2. Удалил бота в BotFather

1. Создайте нового бота в @BotFather (может быть с другим именем).
2. @mycrmtop_bot → Мои тенанты → "Обновить токен".
3. Вставьте токен нового бота — он привяжется к тому же тенанту.

3. Токен утёк — боюсь компрометации

1. BotFather → /mybots → бот → API Token → Revoke current token.
2. Скопируйте новый.
3. @mycrmtop_bot → "Обновить токен" → вставьте.

4. Хочу удалить тенант

1. @mycrmtop_bot → Мои тенанты → выберите → "Удалить".
2. Подтвердите. Бот отвяжется, тенант мягко удалится.

5. Забыл какой бот к какому тенанту

@mycrmtop_bot → Мои тенанты — видно все с именами, username ботов и статусами.

6. Telegram забанил бота

Вне нашего контроля. Обратитесь в @BotSupport. Параллельно можно создать новый бот и привязать через "Обновить токен".

💾 @mycrmtop_bot всегда доступен — это наш бот, от вас не зависит. Даже в худшем сценарии у вас есть точка входа в "Мои тенанты".

👥 Контакты

Контакты — это ваши клиенты, партнёры, поставщики и любые другие люди, с которыми вы взаимодействуете. К каждому контакту можно привязать лиды, задачи, чаты и документы.

Как добавить контакт🔗

1

2

Список контактов

1. Кнопка «+» — добавить новый контакт
2. Вкладки Контакты / Компании

1

Форма нового контакта

1. Кнопка «Сохранить»

1. 1
   Перейдите в раздел Клиенты (нижняя панель)
2. 2
   Нажмите кнопку «+» в правом верхнем углу
3. 3
   Заполните поля формы (обязательное только Имя)
4. 4
   Нажмите «Сохранить»

Поля контакта

Карточка контакта🔗

Нажмите на контакт в списке — откроется его карточка. Здесь собрана вся информация: данные, связанные лиды, задачи, чаты и документы.

Чтобы отредактировать контакт — нажмите иконку ✏️ в правом верхнем углу карточки.

Поиск контактов🔗

В разделе «Клиенты» есть строка поиска. Система ищет по:

• Имени и фамилии
• Номеру телефона
• Email-адресу
• Названию компании

Просто начните вводить — список фильтруется в реальном времени.

Поиск и объединение дубликатов🔗

Система поможет найти дубликаты контактов или компаний и объединить их.

Перейдите в Ещё → Дубликаты:

• Поиск по телефону — сравнивает последние N цифр (по умолчанию 7)
• Поиск по email — точное совпадение
• Объединение — выберите дубликаты и нажмите «Объединить». Все данные (чаты, лиды, задачи, финансы) переносятся на основной контакт

Кастомные поля🔗

Добавляйте собственные поля к контактам, компаниям и лидам для хранения специфической информации вашего бизнеса.

Перейдите в Ещё → Кастомные поля:

• Тип сущности — выберите вкладку: Лиды, Контакты или Компании
• Тип поля — Текст, Число, Деньги, Выбор (Select), Множественный выбор, Чекбокс
• Обязательность — можно указать на каких этапах воронки поле является обязательным

💼 Лиды и сделки

Лид — это потенциальная сделка или продажа. Каждый лид привязан к контакту и проходит через этапы воронки продаж от «Новый» до «Выигран» или «Проигран».

Создать лид🔗

1

2

Список лидов

1. Кнопка «+» — новый лид
2. Выбор воронки

Форма нового лида

1. 1
   Перейдите в раздел Лиды
2. 2
   Нажмите «+»
3. 3
   Введите Название сделки (например, «Разработка сайта для Альфа»)
4. 4
   Выберите Воронку и Этап
5. 5
   По желанию: привяжите контакт, укажите сумму и ответственного
6. 6
   Нажмите «Сохранить»

Воронка продаж🔗

Воронка продаж — это набор этапов, через которые проходит каждая сделка. Вы можете настроить собственные этапы.

Настройка воронки

По умолчанию есть такие этапы:

• Новый — только что полученный лид
• В работе — ведётся активная работа
• Переговоры — обсуждение условий
• Выигран — сделка закрыта успешно
• Проигран — сделка не состоялась

Чтобы переместить лид на другой этап — откройте лид и измените значение в поле «Этап».

Товары и каталог🔗

Ведите каталог товаров и услуг. Товары можно добавлять к лидам — AI для клиентов автоматически видит каталог и может рассказывать клиентам о ваших товарах.

Перейдите в Ещё → Товары:

• Название — название товара или услуги
• Артикул (SKU) — уникальный код товара
• Цена закупки — себестоимость
• Цена продажи — цена для клиента

Распределение лидов🔗

Автоматическое распределение новых лидов между менеджерами. Настраивается отдельно для каждой воронки.

Перейдите в Ещё → Воронки продаж → выберите воронку:

• Выключено — новые лиды назначаются на администратора
• Один менеджер — все новые лиды идут одному выбранному человеку
• По очереди (Round Robin) — лиды распределяются по очереди между выбранными менеджерами

✅ Задачи и напоминания

Задачи помогают не забыть о важных действиях: звонок клиенту, встреча, отправка документов. В установленное время бот отправит вам напоминание прямо в Telegram.

1

Задачи на Главной

1. Иконка ✏️ — отметить выполненной

Как создать задачу🔗

1. 1
   На Главной нажмите кнопку «+» рядом со словом «ЗАДАЧИ»
2. 2
   Или откройте лид/контакт → вкладка «Задачи» → «+»
3. 3
   Введите название задачи
4. 4
   Укажите дату и время выполнения
5. 5
   Выберите ответственного менеджера
6. 6
   Сохраните

Напоминания🔗

Когда наступает время выполнения — бот отправляет сообщение с кнопками:

• ✅ Выполнено — задача закрыта
• Отложить — выберите на сколько (30 мин, 1 час, 1 день)

Типы задач🔗

Создавайте собственные типы задач для классификации действий вашей команды.

Перейдите в Ещё → Типы задач:

• Название — например: Звонок, Встреча, Email, Демонстрация
• Иконка — выберите из набора эмодзи для визуального различия
• По умолчанию — тип, который выбирается автоматически при создании задачи

💬 Чаты и мессенджеры

MyCRM собирает сообщения от клиентов из всех подключённых мессенджеров в одном месте. Вы отвечаете прямо из CRM, а клиент получает ответ в своём мессенджере.

Поддерживаемые платформы

• 📱 Telegram — через собственного бота
• 💚 WhatsApp — через WAHA или Business API
• 📸 Instagram — Direct Messages через Facebook API
• 💬 Facebook Messenger — через Facebook API
• 🎵 TikTok — через TikTok Business API

Раздел «Мессенджеры»

Подключить Telegram-канал🔗

Для получения сообщений от клиентов через Telegram вам нужен собственный бот.

1. 1
   Откройте Telegram и найдите @BotFather
2. 2
   Отправьте команду /newbot
3. 3
   Укажите имя бота (видимое клиентам)
4. 4
   Укажите username бота (должен заканчиваться на _bot)
5. 5
   BotFather предоставит токен — скопируйте его
6. 6
   В CRM перейдите: Ещё → Мессенджеры → «+»
7. 7
   Выберите Telegram, вставьте токен и сохраните

Подключить WhatsApp🔗

MyCRM поддерживает WhatsApp через WAHA (WhatsApp HTTP API) — бесплатное решение для подключения личного номера.

1. 1
   Установите и запустите WAHA (инструкция на waha.devlike.pro)
2. 2
   В CRM: Ещё → Мессенджеры → «+»
3. 3
   Выберите WhatsApp
4. 4
   Введите адрес WAHA-сервера и API-ключ
5. 5
   Отсканируйте QR-код в WhatsApp на телефоне

Подключить Instagram🔗

1. 1
   В CRM: Ещё → Мессенджеры → «+» → Instagram
2. 2
   Нажмите «Авторизоваться через Facebook»
3. 3
   Войдите в свой Facebook-аккаунт и предоставьте разрешения
4. 4
   Выберите Instagram-аккаунт и сохраните

Подключить Facebook Messenger🔗

1. 1
   В CRM: Ещё → Мессенджеры → «+» → Facebook Messenger
2. 2
   Нажмите «Авторизоваться через Facebook»
3. 3
   Войдите в свой Facebook-аккаунт и предоставьте разрешения на управление страницей
4. 4
   Выберите Facebook-страницу из списка и сохраните

Подключить TikTok🔗

TikTok позволяет получать Direct Messages вашего TikTok-аккаунта прямо в CRM и отвечать оттуда же. Подключение занимает ~30 секунд (или до 3 минут, если вы впервые регистрируетесь в TikTok For Business — это разово).

Стандартный путь (4 шага)

1. 1
   В CRM откройте Ещё → Мессенджеры → «+» → TikTok. Нажмите «Подключить». Откроется новая вкладка с TikTok-логином.
2. 2
   Войдите в свой TikTok-аккаунт (TikTok-username + пароль или через QR-код в мобильном приложении).

   Если увидите страницу TikTok For Business с полями Email/Password — не вводите их. Прокрутите вниз и нажмите чёрную кнопку «Log in with TikTok» — это переведёт вас на правильный логин.
3. 3
   На экране «…wants additional access to your TikTok account» убедитесь, что сверху правильный TikTok-аккаунт (если нет — «Switch account»). Нажмите «Continue».
4. 4
   На финальном экране разрешений — нажмите «Confirm». В секции Business Messaging должны быть галочки: Read / Send / Auto Message Setting. Браузер вернёт вкладку со статусом «✅ TikTok подключён!». Можете закрыть эту вкладку — канал в CRM уже активен.

Если у вас ещё нет TikTok For Business аккаунта (только первый раз)

Между шагами 3 и 4 TikTok может попросить одноразово создать TikTok For Business аккаунт (это бесплатно, нужно для Direct Messages API). Сценарий:

1. A
   Выберите верхнюю карточку «Create a new TikTok For Business account». В поле Email — ваш email (удобно тот же, что от TikTok). Send Code → введите код из email → галочка «…agree to TikTok Commercial Terms…» → Confirm.
2. B
   TikTok покажет два формальных окна (требует от всех):

   • «Politics, Governments, and Elections Advertising Policy» → галочка → Confirm.
   • «Anti-Discrimination Ad Policy» → обе галочки (обычно уже стоят) → Accept.

   Это не означает, что вы запускаете рекламу — формальные согласия TikTok.

После этого автоматически перейдёте к шагу 4 основного пути. В следующий раз при подключении этих форм не будет.

Если что-то пошло не так

• «Account doesn't exist» на TikTok For Business login — нажмите чёрную кнопку «Log in with TikTok» внизу, а не вводите email в форму сверху.
• «Failed to connect TikTok» в CRM — подключение длилось дольше 5 минут и код TikTok устарел. Начните снова — TFB-формы уже не появятся, потому что аккаунт уже создан.
• Не приходят входящие DM — клиент должен написать первым. Сначала клиент → потом вы. Это правило TikTok.
• Не отправляются исходящие — проверьте 48-часовое окно. Если клиент молчал дольше 48 часов — он должен написать первым снова.
• Другие проблемы — напишите в поддержку @MyCRMSupportBot.

Шаблоны ответов🔗

Сохраните часто используемые ответы как шаблоны — не нужно набирать одно и то же каждому клиенту.

Перейдите в Ещё → Шаблоны ответов. Создайте шаблон с названием и текстом — он будет доступен в чате одним нажатием.

Заблокированные каналы🔗

Если вам пишут спамеры или нежелательные контакты — их можно заблокировать.

Перейдите в Ещё → Заблокированные каналы:

• Найдите контакт через поиск
• Разверните контакт, чтобы увидеть все его каналы (Telegram, WhatsApp и т.д.)
• Заблокируйте нужный канал — сообщения от него больше не будут поступать

Напоминания о сообщениях без ответа🔗

CRM автоматически отслеживает сообщения от клиентов, на которые никто не ответил. Если менеджер не ответил в течение заданного времени — он получит напоминание в Telegram-бот.

Настройки: Ещё → Мессенджеры, раздел «Уведомления»:

• Включить/выключить — переключатель для активации напоминаний
• Время ожидания — через сколько минут без ответа отправлять напоминание (по умолчанию 15 минут)

Циклические напоминания

Можно включить повторяющиеся напоминания, чтобы менеджер получал сообщения каждые N минут, пока не ответит клиенту:

• Повторять напоминания — переключатель для включения цикличности
• Интервал повтора — каждые сколько минут повторять (от 5 до 1440 мин)

Кнопка «Не требует ответа»

При долгом нажатии на чат в списке появляется меню с кнопкой «Не требует ответа» (показывается только для чатов с непрочитанными сообщениями). После нажатия:

• Циклические напоминания по этому чату прекращаются
• Бейдж непрочитанного становится серым (приглушённым)
• Если клиент напишет новое сообщение — напоминания возобновятся автоматически

👨‍👩‍👧 Пользователи и роли

Вы можете пригласить коллег в свою CRM и назначить каждому соответствующую роль.

1

Список пользователей

1. Кнопка «+ Создать» — пригласить коллегу

Роли🔗

Как пригласить коллегу🔗

1. 1
   Перейдите: Ещё → Пользователи
2. 2
   Нажмите «+ Создать»
3. 3
   Введите Telegram username или ID коллеги
4. 4
   Выберите роль
5. 5
   Сохраните — коллега получит сообщение от бота с доступом к CRM

⚙️ Профиль компании

Базовые настройки вашей CRM находятся в Ещё → Профиль компании и API.

Профиль компании и API

🤖 AI-ассистент

MyCRM использует Claude AI от Anthropic для двух целей:

• AI для клиентов — автоматически отвечает на сообщения клиентов в мессенджерах
• AI менеджер по продажам — проактивно напоминает о лидах без активности

AI для клиентов

Настройка API-ключа🔗

1. 1
   Перейдите на console.anthropic.com и зарегистрируйтесь
2. 2
   В консоли выберите API Keys → Create Key
3. 3
   Скопируйте ключ (начинается с sk-ant-)
4. 4
   В CRM: Ещё → Профиль компании и API
5. 5
   Найдите секцию «API-ключ Claude» и нажмите «Установить ключ»
6. 6
   Вставьте ключ и сохраните

AI для клиентов🔗

Перейдите в Ещё → AI для клиентов:

• AI-ассистент включён — включает автоответы
• Автостарт — AI автоматически включается для новых контактов
• Модель AI — выберите между Haiku (быстрая), Sonnet (сбалансированная) или Opus (мощная)
• Задержка ответа — время ожидания перед ответом (чтобы собрать все сообщения клиента)
• Промпт — инструкции для AI: кто он, как отвечать, о чём не говорить

Уведомления в Telegram-бот🔗

Когда клиент пишет в мессенджер, система может отправить уведомление ответственному менеджеру в Telegram-бот. Режим уведомлений настраивается в Ещё → AI для клиентов:

Бот-ассистент для вас🔗

Помимо автоответов клиентам, вы можете общаться с ботом лично — создавать контакты, лиды, задачи, генерировать документы, и даже получить сгенерированный PDF как файл прямо в чат.

Полный список команд и примеры фраз — в разделе 💬 Команды боту-ассистенту.

💰 Финансы

Раздел финансов позволяет отслеживать доходы и расходы вашего бизнеса.

1

2

Раздел финансов

1. Кнопка «+» — новая запись
2. Вкладки: Обзор / Аналитика

Как добавить финансовую запись🔗

1. 1
   Перейдите в раздел Финансы
2. 2
   Нажмите «+»
3. 3
   Выберите тип: Доход или Расход
4. 4
   Укажите сумму, статью и дату
5. 5
   По желанию привяжите к лиду
6. 6
   Сохраните

Приём оплат от клиентов🔗

MyCRM интегрирована с WayForPay для приёма онлайн-оплат от клиентов. Когда клиент оплачивает — лид автоматически перемещается на нужный этап.

Перейдите в Ещё → Оплаты:

• Merchant Account — ваш аккаунт WayForPay
• Merchant Domain — домен, привязанный к WayForPay
• Secret Key — секретный ключ для подписи платежей
• Автоперемещение лида — выберите этап, на который лид переместится после оплаты (отдельно для каждой воронки)
• Уведомления — менеджер и/или админ получат уведомление в Telegram-бот при успешной оплате

Реквизиты компании🔗

Реквизиты используются для автоматической подстановки в шаблоны документов (счета, договоры, акты).

Перейдите в Ещё → Реквизиты:

• Название и юридическое название
• ЕГРПОУ — код предприятия
• Телефон, email, адрес
• Банковские реквизиты — название банка и IBAN
• Подписант — ФИО и изображение подписи (для документов)

💳 Подписка и оплата

MyCRM работает по модели подписки с оплатой за количество пользователей в команде.

Как работает подписка🔗

Стоимость подписки — $10 за пользователя в месяц. Чем больше пользователей в вашей команде, тем больше сумма. Например, если у вас 3 пользователя — ежемесячная оплата составит $30.

Статусы подписки

• Триал — бесплатный пробный период после регистрации. Доступны все функции без ограничений.
• Активная — подписка оплачена и действует до конца текущего периода.
• Истекла — срок подписки истёк. Для продолжения работы нужна оплата.

Как оплатить🔗

1. 1
   Перейдите в Ещё → Подписка
2. 2
   Выберите период оплаты (1, 3, 6 или 10 месяцев)
3. 3
   Нажмите «Оплатить»
4. 4
   Вы будете перенаправлены на страницу WayForPay для оплаты картой
5. 5
   После успешной оплаты подписка активируется автоматически

Бонусные месяцы

При оплате за более длительный период вы получаете дополнительные месяцы в подарок:

• 6 месяцев + 1 месяц в подарок — платите за 6, пользуетесь 7
• 10 месяцев + 3 месяца в подарок — платите за 10, пользуетесь 13

Автопродление🔗

После первой оплаты автоматически включается автопродление — следующий платёж будет списан автоматически по окончании текущего периода.

Вы можете отключить автопродление на странице Ещё → Подписка, нажав «Отключить автопродление». В таком случае по окончании оплаченного периода подписка перейдёт в статус «Истекла».

История платежей🔗

На странице подписки внизу отображается история всех платежей с суммой, датой и статусом (успешный или неудачный).

☁️ Хранилище файлов (Google Drive)

MyCRM хранит ваши файлы (сгенерированные PDF-документы, шаблоны, вложения чатов) на своём сервере с лимитом 1 ГБ на аккаунт. Если этого мало или вы хотите, чтобы файлы лежали в вашем личном Google Drive, подключите интеграцию — и все новые документы будут сохраняться там.

Как это работает🔗

• Без подключения — файлы на нашем сервере. Лимит 1 ГБ. При приближении к лимиту (75%, 90%, 100%) вы получите предупреждение в Telegram-боте.
• С подключенным Google Drive — новые сгенерированные PDF-документы загружаются прямо в вашу папку в Drive (MyCRM_<ID>). На нашем сервере эти файлы не сохраняются вообще.
• Старые файлы (сгенерированные до подключения Drive) остаются на нашем сервере и продолжают быть доступны. Они не мигрируют автоматически.

Как подключить Google Drive🔗

1. 1
   Откройте Еще → 💾 Хранилище файлов
2. 2
   Нажмите кнопку «Подключить Google Drive»
3. 3
   В новом окне выберите ваш Google аккаунт (или войдите, если не залогинены)
4. 4
   Google покажет предупреждение: «Эксперты Google не проверяли это приложение». Это ожидаемо — MyCRM в test-mode (до 100 пользователей) и еще не прошла полную Google verification. Нажмите «Продолжить»
5. 5
   На экране разрешений поставьте галочку «Просмотр, изменение, создание и удаление файлов, которые это приложение использует», нажмите «Продолжить»
6. 6
   Окно автоматически закроется, карточка обновится — Google Drive подключен ✅

Еще → Хранилище файлов

Кнопка «Подключить Google Drive»

Google OAuth — разрешение доступа

Что вы увидите после подключения🔗

Карточка Хранилища отобразит:

• Email аккаунта — чтобы вы знали, к какому Google Drive подключились
• Ссылку на папку — https://drive.google.com/drive/folders/<id>. Нажав, попадете сразу в папку MyCRM_<ID> в вашем Drive
• Желтый warning-блок о последствиях отключения (важно прочитать перед disconnect)
• Кнопку «Отключить Google Drive»

Карточка Хранилища после успешного подключения

Папка MyCRM_<ID> в вашем Google Drive

Что происходит при отключении (ВАЖНО)🔗

Диалог подтверждения при нажатии «Отключить» дублирует это предупреждение в два шага — случайное отключение невозможно.

Лимит 1 ГБ (без подключенного Drive)🔗

Если Google Drive не подключен, ваш аккаунт ограничен 1 ГБ локального хранилища на нашем сервере. Система разработана так, чтобы всегда предупредить вас заранее:

• 75% использования — мягкое сообщение в Telegram-бот: «Хранилище заполнено на 75%. Подключите Google Drive для неограниченного пространства»
• 90% — срочное сообщение с остатком в МБ
• 100% — блокировка новых загрузок с призывом подключить Drive или удалить старые файлы

Частые вопросы🔗

❓ Что если я сменил аккаунт Google — старые файлы будут доступны?
Нет. См. раздел «Отключение Google Drive» — старые файлы в старом Drive останутся, но CRM их не увидит. Перед сменой аккаунта скачайте нужные PDF.

❓ Почему Google говорит «Эксперты Google не проверяли это приложение»?
MyCRM сейчас в test-mode (до 100 пользователей) без полной Google verification. Мы пройдем verification когда будет больше активных тенантов. Для test-users (вас) всё безопасно — Google добавил вас в список доверенных.

❓ Google Drive бесплатный?
Google дает 15 ГБ бесплатного места на каждый аккаунт (объединено с Gmail и Google Photos). Для нашего use-case (PDF-документы обычно 50-300 КБ) этого хватает на тысячи документов.

❓ Что если Google Drive недоступен (сеть или блокировка)?
Если upload в Drive падает по любой причине, MyCRM автоматически сохраняет файл на локальный диск как резерв. Вы не потеряете документ.

📄 Шаблоны документов

MyCRM может автоматически генерировать документы — договоры, счета, акты — на основе шаблонов в формате DOCX с подстановкой данных клиента и сделки.

Шаблоны документов

Загрузка шаблона🔗

1. 1
   Подготовьте DOCX-файл с переменными в формате {{имя_переменной}}
2. 2
   Перейдите: Ещё → Шаблоны документов → «+»
3. 3
   Укажите название шаблона и загрузите файл
4. 4
   Сохраните

Генерация документа🔗

1. 1
   Откройте карточку лида
2. 2
   Перейдите на вкладку «Документы»
3. 3
   Нажмите «Создать документ» и выберите шаблон
4. 4
   Проверьте подставленные данные
5. 5
   Скачайте готовый PDF или DOCX

Правильный формат плейсхолдеров для кастомных полей🔗

Кастомные поля (Дополнительные поля) доступны в шаблонах через словари contact_cf, company_cf, lead_cf. Синтаксис зависит от имени поля:

• Поле без пробелов и спецсимволов (например, Телеграм) — можно использовать dot-синтаксис:
  {{ contact_cf.Телеграм }}
• Поле с пробелом в названии (например, Плотник Компания) — ОБЯЗАТЕЛЬНО bracket-синтаксис с апострофами:
  {{ company_cf['Плотник Компания'] }}

Если файл DOCX исчез с диска🔗

После обновлений сервера или миграции данных может случиться, что запись в CRM («Счет 1», «Акт») осталась, но физический DOCX-файл на диске отсутствует. Система это обнаруживает:

• В списке шаблонов вместо зеленого «DOCX» появится красный badge ⚠ Файл отсутствует на диске
• В форме редактирования шаблона — красная warning-плашка с предложением перезагрузить
• Если вы попросите AI-бот «сгенерируй счет 1», он вернет понятное сообщение: «DOCX-файл шаблона «Счет 1» отсутствует на диске. Откройте Настройки → Шаблоны документов и перезагрузите DOCX-файл»

Решение простое — откройте шаблон в настройках, нажмите «Выбор файла», выберите DOCX, сохраните. Запись в CRM обновится, генерация заработает снова.

Генерация документа через AI-бот🔗

Вместо того чтобы открывать карточку лида в мини-приложении, вы можете просто написать AI-боту в Telegram — полные инструкции и примеры фраз в разделе 💬 Команды боту-ассистенту.

💬 Команды боту-ассистенту

Кроме того, что MyCRM использует AI для автоответов вашим клиентам (см. раздел 🤖 AI-ассистент), вы можете общаться с ботом для себя — создавать контакты, лиды, задачи, генерировать документы, все голосом или текстом в Telegram. Вот что он умеет.

Базовые команды🔗

Просто пишите боту естественным языком (украинским, русским или английским). Вот примеры:

Генерация документов через бот🔗

Это одна из главных фич Internal AI — вы можете попросить бота сгенерировать PDF-документ по шаблону, и он:

1. Найдет ваш шаблон по названию (например, «Счет 1»)
2. Соберет актуальные данные из лида (контакт, компания, товары, сумма, налог, скидка, номер, дата)
3. Сгенерирует PDF
4. Прикрепит PDF прямо в чат как файл — вы можете пересылать клиенту одним кликом
5. Сохранит копию в карточке лида (локально или в вашем Google Drive, если подключен)

Предварительные требования🔗

• В Настройки → Шаблоны документов есть активный шаблон с загруженным DOCX
• В шаблоне правильно оформлены плейсхолдеры (см. Формат плейсхолдеров)
• В лид добавлены товары (если шаблон — счет/акт с суммой)

Правильные фразы🔗

• «Сгенерируй счет 1 для лида 60» (номер лида)
• «Создай документ по шаблону Акт для лида «Джерман Хаус 6 мес»» (название лида в кавычках)
• «Сгенерируй Счет 1 для лида джерман хаус» (natural language)

Команда на генерацию в чате с ботом

Результат — PDF прикреплен в чат

Важное различие: PDF vs платежная ссылка🔗

Если что-то не получается🔗

AI бот возвращает конкретные ошибки с инструкциями:

• «DOCX-файл шаблона «X» отсутствует на диске» — зайдите в Настройки → Шаблоны документов, найдите этот шаблон и перезагрузите DOCX.
• «В шаблоне «X» невалидный плейсхолдер возле: Y» — вы использовали dot-синтаксис для поля с пробелом (см. Формат плейсхолдеров). Исправьте DOCX на bracket-синтаксис, перезалейте.
• «Шаблон не найден» — проверьте точное название в Настройках; напишите боту «какие у меня шаблоны?» — он покажет список.

Пример сообщения об ошибке в шаблоне

Генерация + Google Drive🔗

Если вы подключили Google Drive, PDF-документ от бота записывается прямо в вашу папку MyCRM_<ID> в Drive, а не на наш сервер. Бот всё равно прикрепляет файл в Telegram-чат — вы получаете его сразу как вложение.

Это значит: даже если ваш локальный лимит 1 ГБ заполнен, генерация документов продолжает работать — они идут в Drive (15 ГБ бесплатного Google Drive хватит на тысячи документов).

Если Google Drive отключили — следующие новые документы снова пишутся локально (с ограничением лимита).

📥 Экспорт и импорт🔗

Перенесите данные из другой CRM или создайте резервную копию.

Перейдите в Ещё → Экспорт/Импорт:

Экспорт в XLSX🔗

Выгрузите все данные (контакты, компании, лиды) в файл Excel. Удобно для анализа или переноса в другую систему.

Импорт из XLSX🔗

1. 1
   Скачайте шаблон XLSX — нажмите кнопку «Скачать шаблон»
2. 2
   Заполните файл вашими данными (контакты, компании, лиды — каждый на отдельном листе)
3. 3
   Загрузите заполненный файл в CRM
4. 4
   Система покажет результат: сколько записей создано и были ли ошибки

Резервная копия (SQLite)🔗

Создайте полную резервную копию всех данных в формате SQLite. Её можно загрузить обратно для восстановления.

👤 Личные настройки🔗

Мой профиль🔗

Перейдите в Ещё → Мой профиль:

• Язык интерфейса — украинский, русский или английский. Меняет язык всех элементов CRM
• Язык AI-ассистента — язык, на котором AI-бот общается с вами в Telegram. Поддерживает 40+ языков

Обратная связь🔗

Есть идея или нашли ошибку? Перейдите в Ещё → Обратная связь:

• Тип — Пожелание, Ошибка или Другое
• Сообщение — опишите что хотите улучшить или что не работает

Ваш отзыв поступит напрямую команде разработчиков.

❓ Частые вопросы

Как сбросить доступ менеджеру?🔗

Перейдите в Ещё → Пользователи, найдите нужного пользователя и нажмите «Удалить». Пользователь больше не сможет войти в CRM.

Что делать если бот не отвечает?🔗

Проверьте:

• Правильно ли введён токен бота в настройках мессенджера
• Активен ли бот в @BotFather (команда /mybots)
• Не заблокировал ли клиент бота

Если проблема не решена — обратитесь в поддержку через @mycrmtop_bot.

Сколько пользователей можно добавить?🔗

Количество пользователей зависит от вашего тарифного плана. Подробности на странице ценообразования.

Как перенести данные из другой CRM?🔗

Перейдите в Ещё → Импорт/Экспорт. MyCRM поддерживает импорт контактов и лидов из CSV-файлов.

Сохраняются ли данные при смене тарифа?🔗

Да. Все ваши данные сохраняются независимо от тарифного плана. Меняется лишь доступ к определённым функциям.

Как удалить аккаунт?🔗

Обратитесь в поддержку через бота @mycrmtop_bot. Удаление аккаунта является необратимым — все данные будут удалены.

Что происходит во время обновления системы?🔗

MyCRM обновляется автоматически, без необходимости каких-либо действий с вашей стороны. Во время обновления:

• Вы увидите страницу «Обновляем систему» с указанием времени ожидания (10–30 секунд)
• Страница обновится автоматически, когда система будет готова — нажимать ничего не нужно
• Ваши данные в безопасности — обновление не влияет на сохранённую информацию

AI не отвечает клиентам — что делать?🔗

Убедитесь, что:

• Установлен API-ключ Claude в Профиль компании → API-ключ Claude
• В настройках AI включён переключатель «AI-ассистент включён»
• Для конкретного контакта AI включён (переключатель в карточке контакта)
• Написан промпт в настройках AI