🏠 Що таке MyCRM

MyCRM — це зручна CRM-система для малого та середнього бізнесу, яка повністю працює у Telegram. Не потрібно встановлювати додаткові програми — просто відкрийте бота і розпочніть роботу.

🚀 Реєстрація через Telegram

Для початку роботи з MyCRM потрібен Telegram-акаунт. Весь процес займає менше 2 хвилин.

1. 1
   Відкрийте Telegram і знайдіть бота @mycrmtop_bot
2. 2
   Натисніть кнопку Старт / Start
3. 3
   Оберіть мову інтерфейсу (українська, російська або англійська)
4. 4
   Натисніть «Створити нову CRM»
5. 5
   Введіть назву вашої компанії та надішліть повідомлення
6. 6
   Бот надішле підтвердження з кнопкою «Відкрити CRM» — натисніть її!

🔑 Перший вхід та веб-версія🔗

CRM відкривається двома способами:

Спосіб 1: Через Telegram (рекомендовано)

Натисніть кнопку «Відкрити CRM» у боті — Mini App відкриється прямо у Telegram. Авторизація відбувається автоматично.

Спосіб 2: Через браузер

1. 1
   Перейдіть на mycrm.top/app
2. 2
   Натисніть «Відкрити @mycrmtop_bot» або перейдіть до бота вручну
3. 3
   Надішліть команду /weblogin боту
4. 4
   Бот надішле 6-значний код — введіть його у форму на сайті
5. 5
   Натисніть «Увійти»

📱 Огляд інтерфейсу🔗

Після входу відкривається Головна сторінка з вашими завданнями. Навігація знаходиться внизу екрана:

1

2

Головна сторінка

1. Вкладки «Головна» і «Чати»
2. Нижня панель навігації

Розділ «Ще» — всі налаштування

🏢 Декілька тенантів для одного Telegram-акаунта

Один Telegram-акаунт може мати декілька тенантів (компаній/аккаунтів) у MyCRM. Це зручно, якщо ви працюєте в декількох компаніях або хочете окремий простір для тестів чи особистих продажів.

Як це влаштовано:

• Первинний тенант — той, у якому ви зареєструвалися першим або куди вас запросили. Відкривається через @mycrmtop_bot.
• Додатковий тенант — ви створюєте його самостійно, прив'язуючи до свого Telegram-бота, створеного в @BotFather. Тенант відкривається через цього бота.
• Правило: один Telegram-бот = рівно один тенант. Переключення між тенантами = відкрити потрібний бот у Telegram.
• Керування всіма тенантами — у @mycrmtop_bot → Ще → Мої тенанти. Звідти можна створити новий, оновити токен проблемного, видалити тенант.

➕ Створити додатковий тенант

Крок 1 — створіть бота в BotFather:

1. Відкрийте @BotFather.
2. Надішліть команду /newbot.
3. Введіть відображувану назву (наприклад, "Acme Sales").
4. Введіть username (має закінчуватися на bot, наприклад acme_sales_bot).
5. BotFather надішле вам HTTP API токен виду 123456789:AAABBBCCC.... Скопіюйте його.

Крок 2 — створіть тенант у MyCRM:

1. Відкрийте @mycrmtop_bot → Ще → Мої тенанти → "Створити додатковий тенант".
2. Заповніть форму: назва компанії, таймзона, мова, токен.
3. Натисніть "Створити тенант". MyCRM перевірить токен і налаштує бота автоматично.
4. Після успіху ви отримаєте посилання на свого бота. Відкрийте його — Mini App запуститься у новому тенанті.

💡 Ваш токен зберігається у зашифрованому вигляді. У відповідях API токен ніколи не повертається.

⚠️ Ризики та правила експлуатації власного бота

Оскільки бот належить вашому Telegram-акаунту, ви самі відповідаєте за його стан. Чого не можна робити:

• Не видаляйте бота в BotFather (/deletebot). Webhook перестане працювати. Дані в MyCRM збережуться, але доступ через цей бот буде втрачено.
• Не регенеруйте токен у BotFather (/revoke) самостійно. Якщо потрібно замінити — користуйтеся кнопкою "Оновити токен" у MyCRM.
• Не змінюйте Menu Button або webhook вручну. Автомоніторинг виправить це за 10 хвилин, але протягом цього часу бот не працюватиме.
• Не діліться токеном з третіми особами. Токен = повний контроль над ботом.
• Слідкуйте за статусом у "Мої тенанти". ✅ — все добре, ⚠️ або 🔴 — є проблема, натисніть "Оновити токен".

🔐 MyCRM кожні 10 хвилин перевіряє стан кожного вашого бота (getMe + getWebhookInfo). Якщо webhook злетів — виправляємо автоматично.

🛠️ Якщо щось сталося з ботом

Дані вашого тенанта зберігаються у нашій базі й НЕ залежать від стану Telegram-бота. Навіть якщо бот знищено, всі контакти, ліди, повідомлення, настройки — в безпеці.

1. Регенерував токен у BotFather — старий токен не працює

1. Відкрий @mycrmtop_bot → Ще → Мої тенанти.
2. Навпроти проблемного тенанта натисни "Оновити токен".
3. Встав новий токен з BotFather. MyCRM автоматично перевстановить webhook.

2. Видалив бота в BotFather

1. Створи нового бота в @BotFather (може бути з іншим іменем).
2. У @mycrmtop_bot → Ще → Мої тенанти → "Оновити токен" для проблемного тенанта.
3. Встав токен нового бота — ми прив'яжемо його до того ж тенанта.
4. Всі дані збережені.

3. Передав токен — боюсь витоку

1. BotFather → /mybots → твій бот → API Token → Revoke current token.
2. Скопіюй новий токен.
3. У @mycrmtop_bot → "Оновити токен" → встав новий.

4. Хочу видалити тенант

1. У @mycrmtop_bot → Ще → Мої тенанти → обери тенант → "Видалити".
2. Підтвердь дію. Бот від'єднується, тенант м'яко видаляється.

5. Забув який бот для якого тенанта

У @mycrmtop_bot → Ще → Мої тенанти — видно всі з іменами, username ботів і статусами.

6. Telegram забанив мого бота

Поза нашим контролем. Зверніться у @BotSupport. Паралельно можете створити новий бот і перев'язати через "Оновити токен".

💾 @mycrmtop_bot завжди доступний — це наш бот, не залежить від вас. Навіть у найгіршому сценарії у вас є точка входу в "Мої тенанти".

👥 Контакти

Контакти — це ваші клієнти, партнери, постачальники та будь-які інші люди, з якими ви взаємодієте. До кожного контакту можна прив'язати ліди, завдання, чати та документи.

Як додати контакт🔗

1

2

Список контактів

1. Кнопка «+» — додати новий контакт
2. Вкладки Контакти / Компанії

1

Форма нового контакту

1. Кнопка «Зберегти»

1. 1
   Перейдіть у розділ Клієнти (нижня панель)
2. 2
   Натисніть кнопку «+» у правому верхньому куті
3. 3
   Заповніть поля форми (обов'язкове лише Ім'я)
4. 4
   Натисніть «Зберегти»

Поля контакту

Картка контакту🔗

Натисніть на контакт у списку — відкриється його картка. Тут зібрано всю інформацію: дані, пов'язані ліди, завдання, чати та документи.

Щоб редагувати контакт — натисніть іконку ✏️ у правому верхньому куті картки.

Пошук контактів🔗

У розділі «Клієнти» є рядок пошуку. Система шукає по:

• Імені та прізвищу
• Номеру телефону
• Email-адресі
• Назві компанії

Просто почніть вводити — список фільтрується в реальному часі.

Пошук та об'єднання дублікатів🔗

Система допоможе знайти дублікати контактів або компаній та об'єднати їх.

Перейдіть у Ще → Дублікати:

• Пошук по телефону — порівнює останні N цифр (за замовченням 7)
• Пошук по email — точне співпадіння
• Об'єднання — виберіть дублікати та натисніть «Об'єднати». Всі дані (чати, ліди, задачі, фінанси) переносяться на основний контакт

Кастомні поля🔗

Додавайте власні поля до контактів, компаній та лідів для збереження специфічної інформації вашого бізнесу.

Перейдіть у Ще → Кастомні поля:

• Тип сутності — оберіть вкладку: Ліди, Контакти або Компанії
• Тип поля — Текст, Число, Гроші, Вибір (Select), Множинний вибір, Чекбокс
• Обов'язковість — можна вказати на яких етапах воронки поле є обов'язковим

💼 Ліди та угоди

Лід — це потенційна угода або продаж. Кожен лід прив'язаний до контакту і проходить через етапи воронки продажів від «Новий» до «Виграно» або «Програно».

Створити лід🔗

1

2

Список лідів

1. Кнопка «+» — новий лід
2. Вибір воронки

Форма нового ліда

1. 1
   Перейдіть у розділ Ліди
2. 2
   Натисніть «+»
3. 3
   Введіть Назву угоди (наприклад, «Розробка сайту для Альфа»)
4. 4
   Оберіть Воронку і Етап
5. 5
   За бажанням: прив'яжіть контакт, вкажіть суму і відповідального
6. 6
   Натисніть «Зберегти»

Воронка продажів🔗

Воронка продажів — це набір етапів, через які проходить кожна угода. Ви можете налаштувати власні етапи.

Налаштування воронки

За замовчуванням є такі етапи:

• Новий — щойно отриманий лід
• В роботі — ведеться активна робота
• Переговори — обговорення умов
• Виграно — угода закрита успішно
• Програно — угода не відбулась

Щоб перемістити лід на інший етап — відкрийте лід і змініть значення в полі «Етап».

Товари та каталог🔗

Ведіть каталог товарів та послуг. Товари можна додавати до лідів — AI для клієнтів автоматично бачить каталог і може розповідати клієнтам про ваші товари.

Перейдіть у Ще → Товари:

• Назва — назва товару або послуги
• Артикул (SKU) — унікальний код товару
• Ціна закупівлі — собівартість
• Ціна продажу — ціна для клієнта

Розподіл лідів🔗

Автоматичний розподіл нових лідів між менеджерами. Налаштовується окремо для кожної воронки.

Перейдіть у Ще → Воронки продажів → оберіть воронку:

• Вимкнено — нові ліди призначаються на адміністратора
• Один менеджер — всі нові ліди йдуть одній обраній людині
• По черзі (Round Robin) — ліди розподіляються по черзі між обраними менеджерами

✅ Завдання та нагадування

Завдання допомагають не забути про важливі дії: дзвінок клієнту, зустріч, відправка документів. У встановлений час бот надішле вам нагадування прямо в Telegram.

1

Завдання на Головній

1. Іконка ✏️ — позначити виконаним

Як створити завдання🔗

1. 1
   На Головній натисніть кнопку «+» біля слова «ЗАВДАННЯ»
2. 2
   Або відкрийте лід/контакт → вкладка «Завдання» → «+»
3. 3
   Введіть назву завдання
4. 4
   Вкажіть дату та час виконання
5. 5
   Оберіть відповідального менеджера
6. 6
   Збережіть

Нагадування🔗

Коли настає час виконання — бот надсилає повідомлення з кнопками:

• ✅ Виконано — завдання закрите
• Відкласти — виберіть на скільки (30 хв, 1 год, 1 день)

Типи задач🔗

Створюйте власні типи задач для класифікації дій вашої команди.

Перейдіть у Ще → Типи задач:

• Назва — наприклад: Дзвінок, Зустріч, Email, Демонстрація
• Іконка — оберіть з набору емодзі для візуального розрізнення
• За замовченням — тип, що вибирається автоматично при створенні задачі

💬 Чати та месенджери

MyCRM збирає повідомлення від клієнтів з усіх підключених месенджерів в одному місці. Ви відповідаєте прямо з CRM, а клієнт отримує відповідь у своєму месенджері.

Підтримувані платформи

• 📱 Telegram — через власного бота
• 💚 WhatsApp — через WAHA або Business API
• 📸 Instagram — Direct Messages через Facebook API
• 💬 Facebook Messenger — через Facebook API
• 🎵 TikTok — через TikTok Business API

Розділ «Месенджери»

Підключити Telegram-канал🔗

Для отримання повідомлень від клієнтів через Telegram вам потрібен власний бот.

1. 1
   Відкрийте Telegram і знайдіть @BotFather
2. 2
   Надішліть команду /newbot
3. 3
   Вкажіть ім'я бота (видиме клієнтам)
4. 4
   Вкажіть username бота (має закінчуватись на _bot)
5. 5
   BotFather надасть токен — скопіюйте його
6. 6
   У CRM перейдіть: Ще → Месенджери → «+»
7. 7
   Оберіть Telegram, вставте токен і збережіть

Підключити WhatsApp🔗

MyCRM підтримує WhatsApp через WAHA (WhatsApp HTTP API) — безкоштовне рішення для підключення особистого номера.

1. 1
   Встановіть і запустіть WAHA (інструкція на waha.devlike.pro)
2. 2
   У CRM: Ще → Месенджери → «+»
3. 3
   Оберіть WhatsApp
4. 4
   Введіть адресу WAHA-сервера та API-ключ
5. 5
   Відскануйте QR-код у WhatsApp на телефоні

Підключити Instagram🔗

1. 1
   У CRM: Ще → Месенджери → «+» → Instagram
2. 2
   Натисніть «Авторизуватись через Facebook»
3. 3
   Увійдіть у свій Facebook-акаунт і надайте дозволи
4. 4
   Оберіть Instagram-акаунт і збережіть

Підключити Facebook Messenger🔗

1. 1
   У CRM: Ще → Месенджери → «+» → Facebook Messenger
2. 2
   Натисніть «Авторизуватись через Facebook»
3. 3
   Увійдіть у свій Facebook-акаунт і надайте дозволи на управління сторінкою
4. 4
   Оберіть Facebook-сторінку зі списку і збережіть

Підключити TikTok🔗

TikTok дозволяє отримувати Direct Messages вашого TikTok-акаунту прямо у CRM і відповідати з того ж місця. Підключення займає ~30 секунд (або до 3 хвилин, якщо ви вперше реєструєтесь у TikTok For Business — це разово).

Стандартний шлях (4 кроки)

1. 1
   У CRM відкрийте Ще → Месенджери → «+» → TikTok. Натисніть «Підключити». Відкриється нова вкладка з TikTok-логіном.
2. 2
   Увійдіть у свій TikTok-акаунт (TikTok-username + пароль або через QR-код у мобільному додатку).

   Якщо побачите сторінку TikTok For Business з полями Email/Password — не вводьте їх. Прокрутіть вниз і натисніть чорну кнопку «Log in with TikTok» — це переведе вас на правильний логін.
3. 3
   На екрані «…wants additional access to your TikTok account» переконайтеся, що зверху правильний TikTok-акаунт (якщо ні — «Switch account»). Натисніть «Continue».
4. 4
   На фінальному екрані дозволів — натисніть «Confirm». У секції Business Messaging мають бути галочки: Read / Send / Auto Message Setting. Браузер поверне вкладку зі статусом «✅ TikTok підключено!». Можете закрити цю вкладку — канал у CRM уже активний.

Якщо у вас ще немає TikTok For Business акаунту (тільки перший раз)

Між кроками 3 і 4 TikTok може попросити одноразово створити TikTok For Business акаунт (це безкоштовно, потрібно для Direct Messages API). Сценарій:

1. A
   Виберіть верхню картку «Create a new TikTok For Business account». У полі Email — ваш email (зручно той самий, що від TikTok). Send Code → введіть код з email → галочка «…agree to TikTok Commercial Terms…» → Confirm.
2. B
   TikTok покаже два формальні вікна (вимагає від усіх):

   • «Politics, Governments, and Elections Advertising Policy» → галочка → Confirm.
   • «Anti-Discrimination Ad Policy» → обидві галочки (зазвичай вже стоять) → Accept.

   Це не означає, що ви запускаєте рекламу — формальні погодження TikTok.

Після цього автоматично перейдете до кроку 4 основного шляху. Наступного разу при підключенні цих форм не буде.

Якщо щось пішло не так

• «Account doesn't exist» на TikTok For Business login — натисніть чорну кнопку «Log in with TikTok» внизу, а не вводьте email у форму вгорі.
• «Failed to connect TikTok» у CRM — підключення тривало довше 5 хвилин і код TikTok застарів. Почніть знову — TFB-форми вже не з'являться, бо акаунт уже створений.
• Не приходять вхідні DM — клієнт має написати першим. Спершу клієнт → потім ви. Це правило TikTok.
• Не відправляються вихідні — перевірте 48-годинне вікно. Якщо клієнт мовчав довше 48 годин — він має написати першим знову.
• Інші проблеми — напишіть у підтримку @MyCRMSupportBot.

Шаблони відповідей🔗

Збережіть часто використовувані відповіді як шаблони — не потрібно друкувати одне й те саме кожному клієнту.

Перейдіть у Ще → Шаблони відповідей. Створіть шаблон з назвою та текстом — він буде доступний у чаті одним натисканням.

Заблоковані канали🔗

Якщо вам пишуть спамери або небажані контакти — їх можна заблокувати.

Перейдіть у Ще → Заблоковані канали:

• Знайдіть контакт через пошук
• Розгорніть контакт, щоб побачити всі його канали (Telegram, WhatsApp тощо)
• Заблокуйте потрібний канал — повідомлення від нього більше не надходитимуть

Нагадування про повідомлення без відповіді🔗

CRM автоматично відстежує повідомлення від клієнтів, на які ніхто не відповів. Якщо менеджер не відповів протягом заданого часу — він отримає нагадування в Telegram-бот.

Налаштування: Ще → Месенджери, розділ «Сповіщення»:

• Увімкнути/вимкнути — тогл для активації нагадувань
• Час очікування — через скільки хвилин без відповіді надсилати нагадування (за замовчуванням 15 хвилин)

Циклічні нагадування

Можна увімкнути повторювані нагадування, щоб менеджер отримував повідомлення кожні N хвилин, поки не відповість клієнту:

• Повторювати нагадування — тогл для увімкнення циклічності
• Інтервал повтору — кожні скільки хвилин повторювати (від 5 до 1440 хв)

Кнопка «Не потребує відповіді»

При довгому натисканні на чат у списку зʼявляється меню з кнопкою «Не потребує відповіді» (показується тільки для чатів з непрочитаними повідомленнями). Після натискання:

• Циклічні нагадування по цьому чату припиняються
• Бейдж непрочитаного стає сірим (приглушеним)
• Якщо клієнт напише нове повідомлення — нагадування відновляться автоматично

👨‍👩‍👧 Користувачі та ролі

Ви можете запросити колег до своєї CRM і призначити кожному відповідну роль.

1

Список користувачів

1. Кнопка «+ Створити» — запросити колегу

Ролі🔗

Як запросити колегу🔗

1. 1
   Перейдіть: Ще → Користувачі
2. 2
   Натисніть «+ Створити»
3. 3
   Введіть Telegram username або ID колеги
4. 4
   Оберіть роль
5. 5
   Збережіть — колега отримає повідомлення від бота з доступом до CRM

⚙️ Профіль компанії

Базові налаштування вашої CRM знаходяться у Ще → Профіль компанії та API.

Профіль компанії та API

🤖 AI-асистент

MyCRM використовує Claude AI від Anthropic для двох цілей:

• AI для клієнтів — автоматично відповідає на повідомлення клієнтів у месенджерах
• AI менеджер з продажів — проактивно нагадує про ліди без активності

AI для клієнтів

Налаштування API-ключа🔗

1. 1
   Перейдіть на console.anthropic.com та зареєструйтесь
2. 2
   У консолі оберіть API Keys → Create Key
3. 3
   Скопіюйте ключ (починається з sk-ant-)
4. 4
   У CRM: Ще → Профіль компанії та API
5. 5
   Знайдіть секцію «API-ключ Claude» і натисніть «Встановити ключ»
6. 6
   Вставте ключ і збережіть

AI для клієнтів🔗

Перейдіть у Ще → AI для клієнтів:

• AI-асистент увімкнено — вмикає автовідповіді
• Автостарт — AI автоматично вмикається для нових контактів
• Модель AI — оберіть між Haiku (швидка), Sonnet (збалансована) або Opus (потужна)
• Затримка відповіді — час очікування перед відповіддю (щоб зібрати всі повідомлення клієнта)
• Промпт — інструкції для AI: хто він, як відповідати, про що не говорити

Сповіщення в Telegram-бот🔗

Коли клієнт пише у месенджер, система може надіслати сповіщення відповідальному менеджеру в Telegram-бот. Режим сповіщень налаштовується у Ще → AI для клієнтів:

Бот-асистент для вас🔗

На додаток до автовідповідей клієнтам, ви можете спілкуватись з ботом особисто — створювати контакти, ліди, задачі, генерувати документи, і навіть отримати згенерований PDF як файл прямо у чат.

Повний список команд і прикладів фраз — у розділі 💬 Команди боту-асистенту.

💰 Фінанси

Розділ фінансів дозволяє відстежувати доходи та витрати вашого бізнесу.

1

2

Розділ фінансів

1. Кнопка «+» — новий запис
2. Вкладки: Огляд / Аналітика

Як додати фінансовий запис🔗

1. 1
   Перейдіть у розділ Фінанси
2. 2
   Натисніть «+»
3. 3
   Оберіть тип: Дохід або Витрата
4. 4
   Вкажіть суму, статтю та дату
5. 5
   За бажанням прив'яжіть до ліда
6. 6
   Збережіть

Прийом оплат від клієнтів🔗

MyCRM інтегрована з WayForPay для прийому онлайн-оплат від клієнтів. Коли клієнт оплачує — лід автоматично переміщується на потрібний етап.

Перейдіть у Ще → Оплати:

• Merchant Account — ваш акаунт WayForPay
• Merchant Domain — домен, прив'язаний до WayForPay
• Secret Key — секретний ключ для підпису платежів
• Автопереміщення ліда — оберіть етап, на який лід переміститься після оплати (окремо для кожної воронки)
• Сповіщення — менеджер та/або адмін отримають сповіщення в Telegram-бот при успішній оплаті

Реквізити компанії🔗

Реквізити використовуються для автоматичної підстановки у шаблони документів (рахунки, договори, акти).

Перейдіть у Ще → Реквізити:

• Назва та юридична назва
• ЄДРПОУ — код підприємства
• Телефон, email, адреса
• Банківські реквізити — назва банку та IBAN
• Підписант — ПІБ та зображення підпису (для документів)

💳 Підписка та оплата

MyCRM працює за моделлю підписки з оплатою за кількість користувачів у команді.

Як працює підписка🔗

Вартість підписки — $10 за користувача на місяць. Чим більше користувачів у вашій команді, тим більша сума. Наприклад, якщо у вас 3 користувачі — щомісячна оплата складе $30.

Статуси підписки

• Тріал — безкоштовний пробний період після реєстрації. Доступні всі функції без обмежень.
• Активна — підписка оплачена і діє до кінця поточного періоду.
• Закінчилась — термін підписки минув. Для продовження роботи потрібна оплата.

Як оплатити🔗

1. 1
   Перейдіть у Ще → Підписка
2. 2
   Оберіть період оплати (1, 3, 6 або 10 місяців)
3. 3
   Натисніть «Оплатити»
4. 4
   Ви будете перенаправлені на сторінку WayForPay для оплати карткою
5. 5
   Після успішної оплати підписка активується автоматично

Бонусні місяці

При оплаті за довший період ви отримуєте додаткові місяці у подарунок:

• 6 місяців + 1 місяць у подарунок — платите за 6, користуєтесь 7
• 10 місяців + 3 місяці у подарунок — платите за 10, користуєтесь 13

Автопродовження🔗

Після першої оплати автоматично вмикається автопродовження — наступний платіж буде списано автоматично по закінченні поточного періоду.

Ви можете вимкнути автопродовження на сторінці Ще → Підписка, натиснувши «Вимкнути автопродовження». У такому випадку по закінченні оплаченого періоду підписка перейде у статус «Закінчилась».

Історія платежів🔗

На сторінці підписки внизу відображається історія всіх платежів із сумою, датою та статусом (успішний або невдалий).

☁️ Сховище файлів (Google Drive)

MyCRM зберігає ваші файли (згенеровані PDF-документи, шаблони, вкладення чатів) на своєму сервері з лімітом 1 ГБ на акаунт. Якщо цього замало або ви хочете, щоб файли лежали у вашому особистому Google Drive, підключіть інтеграцію — і всі нові документи зберігатимуться там.

Як це працює🔗

• Без підключення — файли на нашому сервері. Ліміт 1 ГБ. При наближенні до ліміту (75%, 90%, 100%) ви отримаєте попередження у Telegram-бот.
• З підключеним Google Drive — нові згенеровані PDF-документи вантажаться прямо у вашу папку в Drive (MyCRM_<ID>). На нашому сервері ці файли не зберігаються взагалі.
• Старі файли (згенеровані до підключення Drive) залишаються на нашому сервері та продовжують бути доступні. Вони не мігрують автоматично.

Як підключити Google Drive🔗

1. 1
   Відкрийте Ще → 💾 Сховище файлів
2. 2
   Натисніть кнопку «Підключити Google Drive»
3. 3
   У новому вікні оберіть ваш Google акаунт (або увійдіть, якщо не залогінені)
4. 4
   Google покаже попередження: «Експерти Google не проверяли это приложение». Це очікувано — MyCRM у test-mode (до 100 користувачів) і ще не пройшла повну Google verification. Натисніть «Продолжить»
5. 5
   На екрані дозволів поставте галочку «Просмотр, изменение, создание и удаление файлов, которые это приложение использует», натисніть «Продолжить»
6. 6
   Вікно автоматично закриється, картка оновиться — Google Drive підключено ✅

Ще → Сховище файлів

Кнопка «Підключити Google Drive»

Google OAuth — дозвіл на доступ

Що ви побачите після підключення🔗

Картка Сховища відобразить:

• Email акаунта — щоб ви знали, до якого Google Drive підключилися
• Посилання на папку — https://drive.google.com/drive/folders/<id>. Натиснувши, потрапите одразу у папку MyCRM_<ID> у вашому Drive
• Жовтий warning-блок про наслідки відключення (важливо прочитати перед disconnect)
• Кнопку «Відключити Google Drive»

Картка Сховища після успішного підключення

Папка MyCRM_<ID> у вашому Google Drive

Що відбувається при відключенні (ВАЖЛИВО)🔗

Диалог підтвердження при натисканні «Відключити» дублює це попередження двома кроками — випадкове відключення неможливе.

Ліміт 1 ГБ (без підключеного Drive)🔗

Якщо Google Drive не підключено, ваш акаунт обмежений 1 ГБ локального сховища на нашому сервері. Систему розроблено щоб завжди попередити вас завчасно:

• 75% використання — м'яке повідомлення у Telegram-бот: «Сховище заповнене на 75%. Підключіть Google Drive для необмеженого простору»
• 90% — ургентне повідомлення з залишком у МБ
• 100% — блокування нових завантажень із закликом підключити Drive або видалити старі файли

Часті питання🔗

❓ Що якщо я змінив акаунт Google — старі файли будуть доступні?
Ні. Див. розділ «Відключення Google Drive» — старі файли у старому Drive залишаться, але CRM їх не побачить. Перед зміною акаунта завантажте потрібні PDF.

❓ Чому Google каже «Експерти Google не проверяли это приложение»?
MyCRM зараз у test-mode (до 100 користувачів) без повної Google verification. Ми пройдемо verification коли буде більше активних тенантів. Для test-users (вас) все безпечно — Google додав вас у список довірених.

❓ Google Drive безкоштовний?
Google дає 15 ГБ безкоштовного місця на кожен акаунт (об'єднано з Gmail та Google Photos). Для нашого use-case (PDF-документи зазвичай 50-300 КБ) цього вистачає на тисячі документів.

❓ Що буде якщо Google Drive недоступний (мережа чи блокування)?
Якщо upload у Drive падає з будь-якої причини, MyCRM автоматично зберігає файл на локальний диск як резерв. Ви не втратите документ.

📄 Шаблони документів

MyCRM може автоматично генерувати документи — договори, рахунки, акти — на основі шаблонів у форматі DOCX з підстановкою даних клієнта та угоди.

Шаблони документів

Завантаження шаблону🔗

1. 1
   Підготуйте DOCX-файл зі змінними у форматі {{ім'я_змінної}}
2. 2
   Перейдіть: Ще → Шаблони документів → «+»
3. 3
   Вкажіть назву шаблону і завантажте файл
4. 4
   Збережіть

Генерація документу🔗

1. 1
   Відкрийте картку ліда
2. 2
   Перейдіть на вкладку «Документи»
3. 3
   Натисніть «Створити документ» і оберіть шаблон
4. 4
   Перевірте підставлені дані
5. 5
   Завантажте готовий PDF або DOCX

Правильний формат плейсхолдерів для кастомних полів🔗

Кастомні поля (Додаткові поля) доступні в шаблонах через словники contact_cf, company_cf, lead_cf. Синтаксис залежить від імені поля:

• Поле без пробілів та спецсимволів (наприклад, Телеграм) — можна використовувати dot-синтаксис:
  {{ contact_cf.Телеграм }}
• Поле з пробілом у назві (наприклад, Плотник Компанія) — ОБОВʼЯЗКОВО bracket-синтаксис з апострофами:
  {{ company_cf['Плотник Компанія'] }}

Якщо файл DOCX зник з диска🔗

Після оновлень серверу або міграції даних може статись, що запис у CRM («Рахунок 1», «Акт») залишився, але фізичний DOCX-файл на диску відсутній. Система це виявляє:

• У списку шаблонів замість зеленого «DOCX» з'явиться червоний badge ⚠ Файл відсутній на диску
• У формі редагування шаблону — червона warning-плашка з пропозицією перезавантажити
• Якщо ви попросите AI-бот «згенеруй рахунок 1», він поверне зрозуміле повідомлення: «DOCX-файл шаблону «Рахунок 1» відсутній на диску. Відкрийте Налаштування → Шаблони документів і перезавантажте DOCX-файл»

Рішення просте — відкрийте шаблон у налаштуваннях, натисніть «Выбор файла», виберіть DOCX, збережіть. Запис у CRM оновиться, генерація почне працювати знову.

Генерація документу через AI-бот🔗

Замість того щоб відкривати картку ліда у мінідодатку, ви можете просто написати AI-боту в Telegram — повні інструкції та приклади фраз у розділі 💬 Команди боту-асистенту.

💬 Команди боту-асистенту

Окрім того, що MyCRM використовує AI для автовідповідей вашим клієнтам (див. розділ 🤖 AI-асистент), ви можете спілкуватись з ботом для себе — створювати контакти, ліди, задачі, генерувати документи, все голосом або текстом у Telegram. Ось що він вміє.

Базові команди🔗

Просто пишіть боту природною мовою (українською, російською або англійською). Ось приклади:

Генерація документів через бот🔗

Це одна з головних фіч Internal AI — ви можете попросити бота згенерувати PDF-документ за шаблоном, і він:

1. Знайде ваш шаблон за назвою (наприклад, «Рахунок 1»)
2. Збере актуальні дані з ліда (контакт, компанія, товари, сума, податок, знижка, номер, дата)
3. Згенерує PDF
4. Прикріпить PDF прямо у чат як файл — ви можете пересилати клієнту одним кліком
5. Збереже копію у картці ліда (локально або у вашому Google Drive, якщо підключений)

Попередні вимоги🔗

• У Налаштування → Шаблони документів є активний шаблон із завантаженим DOCX
• У шаблоні правильно оформлені плейсхолдери (див. Формат плейсхолдерів)
• У лід додані товари (якщо шаблон — рахунок/акт з сумою)

Правильні фрази🔗

• «Згенеруй рахунок 1 для ліда 60» (номер ліда)
• «Створи документ за шаблоном Акт для ліда «Джерман Хаус 6 міс»» (назва ліда в лапках)
• «Згенеруй Рахунок 1 для ліда джерман хаус» (natural language)

Команда на генерацію у чаті з ботом

Результат — PDF прикріплений у чат

Важливе розрізнення: PDF vs платіжне посилання🔗

Якщо щось не виходить🔗

AI бот повертає конкретні помилки з інструкціями:

• «DOCX-файл шаблону «X» відсутній на диску» — зайдіть у Налаштування → Шаблони документів, знайдіть цей шаблон і перезавантажте DOCX.
• «У шаблоні «X» невалідний плейсхолдер біля: Y» — ви використали dot-синтаксис для поля з пробілом (див. Формат плейсхолдерів). Виправіть DOCX на bracket-синтаксис, перезалийте.
• «Шаблон не знайдено» — перевірте точну назву у Налаштуваннях; напишіть боту «які у мене шаблони?» — він покаже список.

Приклад повідомлення про помилку у шаблоні

Генерація + Google Drive🔗

Якщо ви підключили Google Drive, PDF-документ від бота записується прямо у вашу папку MyCRM_<ID> в Drive, а не на наш сервер. Бот все одно прикріплює файл у Telegram-чат — ви отримуєте його одразу як вкладення.

Це означає: навіть якщо ваш локальний ліміт 1 ГБ заповнений, генерація документів продовжує працювати — вони йдуть у Drive (15 ГБ безкоштовного Google Drive вистачить на тисячі документів).

Якщо Google Drive відключили — наступні нові документи знову пишуться локально (з обмеженням ліміту).

📥 Експорт та імпорт🔗

Перенесіть дані з іншої CRM або створіть резервну копію.

Перейдіть у Ще → Експорт/Імпорт:

Експорт у XLSX🔗

Вивантажте всі дані (контакти, компанії, ліди) у файл Excel. Зручно для аналізу або перенесення в іншу систему.

Імпорт з XLSX🔗

1. 1
   Завантажте шаблон XLSX — натисніть кнопку «Завантажити шаблон»
2. 2
   Заповніть файл вашими даними (контакти, компанії, ліди — кожен на окремому аркуші)
3. 3
   Завантажте заповнений файл у CRM
4. 4
   Система покаже результат: скільки записів створено та чи були помилки

Резервна копія (SQLite)🔗

Створіть повну резервну копію всіх даних у форматі SQLite. Її можна завантажити назад для відновлення.

👤 Особисті налаштування🔗

Мій профіль🔗

Перейдіть у Ще → Мій профіль:

• Мова інтерфейсу — українська, російська або англійська. Змінює мову всіх елементів CRM
• Мова AI-асистента — мова, якою AI-бот спілкується з вами в Telegram. Підтримує 40+ мов

Зворотний зв'язок🔗

Маєте ідею або знайшли помилку? Перейдіть у Ще → Зворотний зв'язок:

• Тип — Побажання, Помилка або Інше
• Повідомлення — опишіть що хочете покращити або що не працює

Ваш відгук надійде напряму команді розробників.

❓ Часті запитання

Як скинути доступ менеджеру?🔗

Перейдіть у Ще → Користувачі, знайдіть потрібного користувача і натисніть «Видалити». Користувач більше не зможе увійти в CRM.

Що робити якщо бот не відповідає?🔗

Перевірте:

• Чи правильно введено токен бота у налаштуваннях месенджера
• Чи активний бот у @BotFather (команда /mybots)
• Чи не заблокував клієнт бота

Якщо проблема не вирішена — зверніться до підтримки через @mycrmtop_bot.

Скільки користувачів можна додати?🔗

Кількість користувачів залежить від вашого тарифного плану. Подробиці на сторінці ціноутворення.

Як перенести дані з іншої CRM?🔗

Перейдіть у Ще → Імпорт/Експорт. MyCRM підтримує імпорт контактів та лідів з CSV-файлів.

Чи зберігаються дані при зміні тарифу?🔗

Так. Усі ваші дані зберігаються незалежно від тарифного плану. Змінюється лише доступ до певних функцій.

Як видалити акаунт?🔗

Зверніться до підтримки через бота @mycrmtop_bot. Видалення акаунту є незворотнім — всі дані будуть видалені.

Що відбувається під час оновлення системи?🔗

MyCRM оновлюється автоматично, без потреби будь-яких дій з вашого боку. Під час оновлення:

• Ви побачите сторінку "Оновлюємо систему" із зазначенням часу очікування (10–30 секунд)
• Сторінка оновиться автоматично, коли система буде готова — натискати нічого не потрібно
• Ваші дані в безпеці — оновлення не впливає на збережену інформацію

AI не відповідає клієнтам — що робити?🔗

Переконайтесь, що:

• Встановлено API-ключ Claude у Профіль компанії → API-ключ Claude
• У налаштуваннях AI увімкнено перемикач «AI-асистент увімкнено»
• Для конкретного контакту AI увімкнено (перемикач у картці контакту)
• Написаний промпт у налаштуваннях AI