🏠 Що таке MyCRM

MyCRM — це зручна CRM-система для малого та середнього бізнесу, яка повністю працює у Telegram. Не потрібно встановлювати додаткові програми — просто відкрийте бота і розпочніть роботу.

🚀 Реєстрація через Telegram

Для початку роботи з MyCRM потрібен Telegram-акаунт. Весь процес займає менше 2 хвилин.

1. 1
   Відкрийте Telegram і знайдіть бота @mycrmtop_bot
2. 2
   Натисніть кнопку Старт / Start
3. 3
   Оберіть мову інтерфейсу (українська, російська або англійська)
4. 4
   Натисніть «Створити нову CRM»
5. 5
   Введіть назву вашої компанії та надішліть повідомлення
6. 6
   Бот надішле підтвердження з кнопкою «Відкрити CRM» — натисніть її!

🔑 Перший вхід та веб-версія🔗

CRM відкривається двома способами:

Спосіб 1: Через Telegram (рекомендовано)

Натисніть кнопку «Відкрити CRM» у боті — Mini App відкриється прямо у Telegram. Авторизація відбувається автоматично.

Спосіб 2: Через браузер

1. 1
   Перейдіть на mycrm.top/app
2. 2
   Натисніть «Відкрити @mycrmtop_bot» або перейдіть до бота вручну
3. 3
   Надішліть команду /weblogin боту
4. 4
   Бот надішле 6-значний код — введіть його у форму на сайті
5. 5
   Натисніть «Увійти»

📱 Огляд інтерфейсу🔗

Після входу відкривається Головна сторінка з вашими завданнями. Навігація знаходиться внизу екрана:

1

2

Головна сторінка

1. Вкладки «Головна» і «Чати»
2. Нижня панель навігації

Розділ «Ще» — всі налаштування

👥 Контакти

Контакти — це ваші клієнти, партнери, постачальники та будь-які інші люди, з якими ви взаємодієте. До кожного контакту можна прив'язати ліди, завдання, чати та документи.

Як додати контакт🔗

1

2

Список контактів

1. Кнопка «+» — додати новий контакт
2. Вкладки Контакти / Компанії

1

Форма нового контакту

1. Кнопка «Зберегти»

1. 1
   Перейдіть у розділ Клієнти (нижня панель)
2. 2
   Натисніть кнопку «+» у правому верхньому куті
3. 3
   Заповніть поля форми (обов'язкове лише Ім'я)
4. 4
   Натисніть «Зберегти»

Поля контакту

Картка контакту🔗

Натисніть на контакт у списку — відкриється його картка. Тут зібрано всю інформацію: дані, пов'язані ліди, завдання, чати та документи.

Щоб редагувати контакт — натисніть іконку ✏️ у правому верхньому куті картки.

Пошук контактів🔗

У розділі «Клієнти» є рядок пошуку. Система шукає по:

• Імені та прізвищу
• Номеру телефону
• Email-адресі
• Назві компанії

Просто почніть вводити — список фільтрується в реальному часі.

Пошук дублів🔗

MyCRM автоматично перевіряє чи немає дублікатів при створенні нового контакту. Якщо телефон або email вже існує в базі — система покаже попередження із зазначенням імені існуючого контакту.

Система знайшла дублікат при створенні контакту

Масовий пошук дублів

Для пошуку дублів серед усіх існуючих контактів перейдіть у Ще → Пошук дублів.

Налаштування пошуку

• Пошук по телефону — увімкніть toggle і вкажіть кількість останніх цифр для порівняння (за замовчуванням 7). Система ігнорує формат запису — порівнює тільки цифри.
• Пошук по email — увімкніть toggle для пошуку точних збігів email (без врахування регістру).

Об'єднання дублів

Знайдені дублі можна об'єднати — система перенесе всі дані до основного контакту:

• Чати та повідомлення з усіх месенджерів
• Пов'язані ліди та угоди
• Задачі та нагадування
• Фінансові операції

💼 Ліди та угоди

Лід — це потенційна угода або продаж. Кожен лід прив'язаний до контакту і проходить через етапи воронки продажів від «Новий» до «Виграно» або «Програно».

Створити лід🔗

1

2

Список лідів

1. Кнопка «+» — новий лід
2. Вибір воронки

Форма нового ліда

1. 1
   Перейдіть у розділ Ліди
2. 2
   Натисніть «+»
3. 3
   Введіть Назву угоди (наприклад, «Розробка сайту для Альфа»)
4. 4
   Оберіть Воронку і Етап
5. 5
   За бажанням: прив'яжіть контакт, вкажіть суму і відповідального
6. 6
   Натисніть «Зберегти»

Воронка продажів🔗

Воронка продажів — це набір етапів, через які проходить кожна угода. Ви можете налаштувати власні етапи.

Налаштування воронки

За замовчуванням є такі етапи:

• Новий — щойно отриманий лід
• В роботі — ведеться активна робота
• Переговори — обговорення умов
• Виграно — угода закрита успішно
• Програно — угода не відбулась

Щоб перемістити лід на інший етап — відкрийте лід і змініть значення в полі «Етап».

✅ Завдання та нагадування

Завдання допомагають не забути про важливі дії: дзвінок клієнту, зустріч, відправка документів. У встановлений час бот надішле вам нагадування прямо в Telegram.

1

Завдання на Головній

1. Іконка ✏️ — позначити виконаним

Як створити завдання🔗

1. 1
   На Головній натисніть кнопку «+» біля слова «ЗАВДАННЯ»
2. 2
   Або відкрийте лід/контакт → вкладка «Завдання» → «+»
3. 3
   Введіть назву завдання
4. 4
   Вкажіть дату та час виконання
5. 5
   Оберіть відповідального менеджера
6. 6
   Збережіть

Нагадування🔗

Коли настає час виконання — бот надсилає повідомлення з кнопками:

• ✅ Виконано — завдання закрите
• Відкласти — виберіть на скільки (30 хв, 1 год, 1 день)

💬 Чати та месенджери

MyCRM збирає повідомлення від клієнтів з усіх підключених месенджерів в одному місці. Ви відповідаєте прямо з CRM, а клієнт отримує відповідь у своєму месенджері.

Підтримувані платформи

• 📱 Telegram — через власного бота
• 💚 WhatsApp — через WAHA або Business API
• 📸 Instagram — Direct Messages через Facebook API
• 💬 Facebook Messenger — через Facebook API
• 🎵 TikTok — через TikTok Business API

Розділ «Месенджери»

Підключити Telegram-канал🔗

Для отримання повідомлень від клієнтів через Telegram вам потрібен власний бот.

1. 1
   Відкрийте Telegram і знайдіть @BotFather
2. 2
   Надішліть команду /newbot
3. 3
   Вкажіть ім'я бота (видиме клієнтам)
4. 4
   Вкажіть username бота (має закінчуватись на _bot)
5. 5
   BotFather надасть токен — скопіюйте його
6. 6
   У CRM перейдіть: Ще → Месенджери → «+»
7. 7
   Оберіть Telegram, вставте токен і збережіть

Підключити WhatsApp🔗

MyCRM підтримує WhatsApp через WAHA (WhatsApp HTTP API) — безкоштовне рішення для підключення особистого номера.

1. 1
   Встановіть і запустіть WAHA (інструкція на waha.devlike.pro)
2. 2
   У CRM: Ще → Месенджери → «+»
3. 3
   Оберіть WhatsApp
4. 4
   Введіть адресу WAHA-сервера та API-ключ
5. 5
   Відскануйте QR-код у WhatsApp на телефоні

Підключити Instagram🔗

1. 1
   У CRM: Ще → Месенджери → «+» → Instagram
2. 2
   Натисніть «Авторизуватись через Facebook»
3. 3
   Увійдіть у свій Facebook-акаунт і надайте дозволи
4. 4
   Оберіть Instagram-акаунт і збережіть

Підключити Facebook Messenger🔗

1. 1
   У CRM: Ще → Месенджери → «+» → Facebook Messenger
2. 2
   Натисніть «Авторизуватись через Facebook»
3. 3
   Увійдіть у свій Facebook-акаунт і надайте дозволи на управління сторінкою
4. 4
   Оберіть Facebook-сторінку зі списку і збережіть

Підключити TikTok🔗

1. 1
   У CRM: Ще → Месенджери → «+» → TikTok
2. 2
   Натисніть «Авторизуватись через TikTok»
3. 3
   Увійдіть у свій TikTok Business акаунт і надайте дозволи
4. 4
   Після успішної авторизації канал з\'явиться у списку месенджерів

👨‍👩‍👧 Користувачі та ролі

Ви можете запросити колег до своєї CRM і призначити кожному відповідну роль.

1

Список користувачів

1. Кнопка «+ Створити» — запросити колегу

Ролі🔗

Як запросити колегу🔗

1. 1
   Перейдіть: Ще → Користувачі
2. 2
   Натисніть «+ Створити»
3. 3
   Введіть Telegram username або ID колеги
4. 4
   Оберіть роль
5. 5
   Збережіть — колега отримає повідомлення від бота з доступом до CRM

⚙️ Профіль компанії

Базові налаштування вашої CRM знаходяться у Ще → Профіль компанії та API.

Профіль компанії та API

🤖 AI-серце MyCRM — три інтелекти, що працюють за вас

MyCRM побудована навколо штучного інтелекту. Це не просто кнопка «відповісти автоматично» — це три повноцінні AI-системи на базі Claude від Anthropic, кожна з яких вирішує свою задачу: одна спілкується з клієнтами замість вас, друга управляє CRM голосовими командами, третя стежить за кожним лідом і б'є на сполох, коли потрібна ваша увага.

Крок 0 — отримати Claude API-ключ🔗

Один ключ вмикає всі три AI. Це безкоштовно для початку (є вільний тариф).

1. 1
   Перейдіть на console.anthropic.com → зареєструйтесь (email або Google)
2. 2
   У меню оберіть API Keys → Create Key → дайте будь-яку назву
3. 3
   Скопіюйте ключ — він починається з sk-ant-
4. 4
   У CRM: Ще → Профіль компанії та API
5. 5
   Знайдіть секцію «API-ключ Claude» → натисніть «Встановити ключ» → вставте → збережіть

🧠 AI №1 — Внутрішній асистент менеджера🔗

Ваш особистий AI-помічник прямо в CRM. Він знає весь ваш бізнес — контакти, ліди, завдання, фінанси — і виконує команди природною мовою.

Як користуватися

Відкрийте Telegram-бот @mycrm_top_bot і просто напишіть запит звичайними словами — будь-яке текстове повідомлення автоматично обробляється AI-асистентом. Не потрібні ніякі команди чи кнопки — просто пишіть, як колезі.

Що вміє внутрішній асистент

Права доступу AI-інструментів🔗

Адміністратор має повний доступ до всіх AI-інструментів автоматично — жодних обмежень.
Звичайний користувач (менеджер) — має доступ лише до тих інструментів, які дозволив адміністратор. Налаштування прав: Ще → Користувачі → обрати користувача → AI-інструменти.

Категорії прав AI

🤝 AI №2 — Автовідповіді клієнтам (AI для клієнтів)🔗

AI, який відповідає вашим клієнтам у Telegram, WhatsApp, Instagram, Messenger і TikTok — замість менеджера, 24/7, без вихідних. Він знає ваші товари, воронку продажів і правила спілкування, які ви самі пропишете.

Як налаштувати

Перейдіть у Ще → AI для клієнтів. Увімкніть AI, оберіть модель, напишіть промпт — і він вже працює для всіх нових клієнтів.

Що вміє AI для клієнтів

Налаштування AI для клієнтів

Поради для ефективного промпту

📡 AI №3 — AI менеджер з продажів (Проактивний AI)🔗

Це AI, який сам стежить за вашою воронкою продажів і пише вам у Telegram, коли щось іде не так. Лід завис? Клієнт давно без відповіді? Угода застрягла на етапі вже тиждень? — AI помітить і повідомить першим.

Як налаштувати

Перейдіть у Ще → AI менеджер з продажів. Увімкніть, вкажіть правила для кожного етапу і напишіть інструкції — решту AI робить сам.

Що вміє проактивний AI

Три AI — одна команда🔗

💰 Фінанси

Розділ фінансів дозволяє відстежувати доходи та витрати вашого бізнесу.

1

2

Розділ фінансів

1. Кнопка «+» — новий запис
2. Вкладки: Огляд / Аналітика

Як додати фінансовий запис🔗

1. 1
   Перейдіть у розділ Фінанси
2. 2
   Натисніть «+»
3. 3
   Оберіть тип: Дохід або Витрата
4. 4
   Вкажіть суму, статтю та дату
5. 5
   За бажанням прив'яжіть до ліда
6. 6
   Збережіть

💳 Підписка та оплата

MyCRM працює за моделлю підписки з оплатою за кількість користувачів у команді.

Як працює підписка🔗

Вартість підписки — $10 за користувача на місяць. Чим більше користувачів у вашій команді, тим більша сума. Наприклад, якщо у вас 3 користувачі — щомісячна оплата складе $30.

Статуси підписки

• Тріал (14 днів) — безкоштовний пробний період після реєстрації. Доступні всі функції без обмежень. Адміністратор отримує нагадування в Telegram за 7, 3 та 1 день до закінчення.
• Активна — підписка оплачена і діє до кінця поточного періоду.
• Закінчилась — термін підписки або тріалу минув і оплати не було.

Що відбувається коли підписка закінчилась🔗

Якщо тестовий період або підписка закінчились і оплати не було:

Нагадування

Адміністратор акаунту отримує нагадування через Telegram-бот:

• За 7, 3 та 1 день до закінчення підписки або тріалу
• Після закінчення — повідомлення з посиланням на оплату

Автоматичне видалення

Якщо після закінчення тріалу або підписки пройшло 90 днів без оплати — CRM автоматично видаляється.

• Попередження за 7, 5 та 1 день до видалення
• Якщо клієнт оплатить підписку в будь-який момент до видалення — всі обмеження знімаються і 90-денний таймер скидається
• Дані зберігаються в резервній копії — зверніться до підтримки для відновлення

Як оплатити🔗

1. 1
   Перейдіть у Ще → Підписка
2. 2
   Оберіть період оплати (1, 3, 6 або 10 місяців)
3. 3
   Натисніть «Оплатити»
4. 4
   Ви будете перенаправлені на сторінку WayForPay для оплати карткою
5. 5
   Після успішної оплати підписка активується автоматично

Бонусні місяці

При оплаті за довший період ви отримуєте додаткові місяці у подарунок:

• 6 місяців + 1 місяць у подарунок — платите за 6, користуєтесь 7
• 10 місяців + 3 місяці у подарунок — платите за 10, користуєтесь 13

Автопродовження🔗

Після першої оплати автоматично вмикається автопродовження — наступний платіж буде списано автоматично по закінченні поточного періоду.

Ви можете вимкнути автопродовження на сторінці Ще → Підписка, натиснувши «Вимкнути автопродовження». У такому випадку по закінченні оплаченого періоду підписка перейде у статус «Закінчилась».

Історія платежів🔗

На сторінці підписки внизу відображається історія всіх платежів із сумою, датою та статусом (успішний або невдалий).

📄 Шаблони документів

MyCRM може автоматично генерувати документи — договори, рахунки, акти — на основі шаблонів у форматі DOCX з підстановкою даних клієнта та угоди.

Шаблони документів

Завантаження шаблону🔗

1. 1
   Підготуйте DOCX-файл зі змінними у форматі {{ім'я_змінної}}
2. 2
   Перейдіть: Ще → Шаблони документів → «+»
3. 3
   Вкажіть назву шаблону і завантажте файл
4. 4
   Збережіть

Генерація документу🔗

1. 1
   Відкрийте картку ліда
2. 2
   Перейдіть на вкладку «Документи»
3. 3
   Натисніть «Створити документ» і оберіть шаблон
4. 4
   Перевірте підставлені дані
5. 5
   Завантажте готовий PDF або DOCX

❓ Часті запитання

Як скинути доступ менеджеру?🔗

Перейдіть у Ще → Користувачі, знайдіть потрібного користувача і натисніть «Видалити». Користувач більше не зможе увійти в CRM.

Що робити якщо бот не відповідає?🔗

Перевірте:

• Чи правильно введено токен бота у налаштуваннях месенджера
• Чи активний бот у @BotFather (команда /mybots)
• Чи не заблокував клієнт бота

Якщо проблема не вирішена — зверніться до підтримки через @mycrmtop_bot.